DMS è l’acronimo di Document Management System (Sistema di Gestione dei Documenti) e si usa per definire una categoria di software creati principalmente per organizzare documenti, ma anche per facilitarne la creazione. Il DMS può essere denominato ECM (Enterprise Content Management - Gestione dei Contenuti di un’Organizzazione) quando viene utilizzato da aziende o da organizzazioni che hanno una propria struttura.

I DMS consentono di organizzare e gestire sia la documentazione prodotta all’interno della struttura che quella ricevuta dall’esterno, indipendentemente dal formato (immagini, video, scansioni di documenti di origine cartacea, etc…). La documentazione e le informazioni che entrano nel DMS sono archiviate, conservate e gestite proprio all’interno del software utilizzato e possono essere a loro volta distribuite attraverso vari canali: internet, intranet, fax, e-mail e stampa su carta.

I vantaggi che un DMS apporta sono notevoli:

• Riduzione dei costi e degli errori -> risparmio di denaro
• Rapido accesso alle informazioni -> risparmio di tempo
• Accesso ai documenti garantito ovunque, in ogni momento e da ogni dispositivo -> abbattimento delle barriere spazio/tempo
• Risparmio di carta e di spazio -> ambiente e ufficio diventano luoghi più sostenibili a un costo minore
• Maggiore riservatezza dei documenti -> ogni persona consulta solo i documenti che le compete tramite l’accesso con propria password

I DMS in sostanza gestiscono e organizzano la conoscenza, i dati e i documenti che sono presenti all’interno di ogni struttura organizzata e sono alla base del cosiddetto workflow (flusso di lavoro), costituito dagli attori che hanno contribuito alla storia di ogni documento e dai loro processi di comunicazione.

Noi di MastroIT consigliamo sempre di prendere in esame questo aspetto; la digitalizzazione dei documenti, a fronte di un minimo costo iniziale, ha un ROI notevole. Immaginiamo quanto possa essere più snello un processo di lavoro che limiti se non escluda del tutto la stampa cartacea, quante liti con le stampanti ci potremmo evitare, quanto possa essere più veloce la ricerca anche per argomento, quanta carta potremmo risparmiare. Un'azienda, ma anche un mondo paperless, è possibile!

Tutto questo non è più così lontano e costoso, ci sono oggi tecnologie consolidate ed esperti del settore che possono rendere l'implementazione del DMS veramente poco impattante.